讀大學的時候或多或少會有分組做報告的經驗,小組內偶而會出現「很飄」的同學,就是開會不到,做報告也不知道該怎麼分工作給他的那種。出了社會這種人依然很多,只是大家飄的功力更強、理由更多,但通常這樣的人會帶給團隊很大的困擾。這種狀況比較少出現在有報告鏈關係的團隊裡,因為或多或少主管還是有一定的約束力。然而在某些跨部門的專案裡,對這類型同仁沒有較強的約束力,所以搭順風車的情形就會發生。
小魯和跨部門的尾牙專案
小魯是某公司某部門的業務,因為資淺的關係所以,被指派為代表該部門籌辦尾牙的窗口和工作人員。這是在大企業裡常見的畫面,就是每個部門派個最菜的同事,擔任部門尾牙窗口的工作。這種窗口工作也不難,通常都會有總務、行政單位、員工關係科或人資部門等扛起最主要的重責大任。因此各部門窗口只要長點眼,互相分擔點工作,都不太會被刁難。
小魯針對這件事情很排斥,所以態度非常消極,歷次會議找理由藉口不參加,同時安排工作也承擔很少。尾牙結束當天,整個專案團隊其實有善後的工作要進行,小魯興許是喝多了,竟跟專案負責人大喊著:「叫得頭獎那個人幫你收吧」。
這件事當下沒有發什麼糾紛,後續也沒有產生什麼漣漪效應。唯一的影響只有一個,就是小魯在歷次的升遷名單和額外的獎金名單上再也沒有出現過了。因為專案窗口如實將這件事情反映給人資部門,人資部門查證屬實後,將之註記為「不符合企業組織文化與團隊合作精神」。(其實這算是蠻嚴重的註記了耶,所以歷次刷名單當然刷不到啊~)
阿瓜和阿發和跨部門的產品開發案
阿瓜和阿發分別是軟、硬體工程師,他們的公司也頗具規模。在這樣的公司裡,常會有臨時組建的任務團隊,例如:改善專案或是產品開發專案等等。在這樣的專案團隊裡,績效指標就會非常被看重。
阿瓜的狀況是,大家在討論專案內容的時候,他頗具思維和看法,偶而也能提出一些不錯的意見。然而實際上該繳進度的時候,卻又敷衍了事,提供的東西無法在專案上呈現什麼效果。甚至自己該負責的工作內容沒有做好,拖累團隊的進度和增加他人的負擔。但他的意見非常的多,時常會搞的大家很困擾。
阿發比較置身事外,他比較投注心力在自己原本的工作內容裡。對於專案會議時常無法參加,交出來的成果也相對表面。與阿瓜不同的是,他比較沒有意見,可以順著大家的安排。
專案團隊裡有這樣的夥伴會給同仁帶來很大的困擾。大家為此頗有怒氣,但他們卻又能共享專案開發的成果和績效。專案領導者雖然沒有絕對的管理權限,也只能以權宜方法,讓這兩人負責影響最小的部分,其他工作內容則由大家承擔起來。
如果是你應該怎麼辦
不論是小魯、阿瓜與阿發這兩個案例,他們的專案任務一定會有一個名義上的領導者,這樣的領導者可能會因大家的職級和身份都差不多,對彼此間會比較客氣。大家通常不想在團隊裡扮演強勢的角色。
然而大團裡總會有雜魚,因此身為專案領導者一定要事前把遊戲規則先說明清楚(醜話說在前頭),方便大家的專案進行。即便沒有明顯的統屬關係,大家一樣要聚焦在任務目標的完成,而在這樣的前提下大家才能有方向的合作。然後大家有任何狀況都可以先提出,包含無法參加會議或是無法承接什麼工作。(老實說,絕對的公平不可能,但先說出來大家好處理)
其二,團隊裡大家的共識要如何凝聚?陳大叔不會告訴你很多不落地的高空理論,就現實的情況來說,就是有人不合群不合作。這時候要先看看團隊大家的想法是什麼,如果大家有公平性的考量,就必須妥善公平的分配任務,並讓大家知道自己該負責的範圍。更要說明當沒有達到既定工作分配時,會適時提出檢討或回報,藉以增加約束力。另一種是,大家不在乎多分擔一些工作,那麼就讓這些搭順風車的人負責一些無關緊要的任務和事情,或是大家已經決議好的內容,藉以降低這些人的影響性。
其三,如果有人像阿瓜一樣不負責意見又多,那其實最好處理,就依著他的意見交給他負責,做不出來就用力砲轟他就對了XD(看吧~陳大叔從來不談高空理論)
最後,企業裡必須有明確的管理機制來約束這樣的情形,身為主管也必須時刻關心自己派出去參加跨部門專案員工的工作狀況。(雖然這點有些困難啦)